Rappel du contexte : Dans le cadre du programme d’appui aux systèmes de suivi-évaluation en Afrique de l’Ouest et du Centre, financé par le FIDA, la FRAO a initié un coaching des projets suivants : RTIMP (Ghana), RFP et PIWAMP (Gambie), PIDRK (Mali), PNDRT (Cameroun), PRRDC (Guinée Bissau) , PDAR (Gabon).
Le mode opératoire du coaching est le suivant :
- Claire identification du cadre de référence du suivi-évaluation dans les projets FIDA à travers la documentation produite par le FIDA ;
- Diagnostic du système en référence à ce cadre ;
- Identification des activités de mise à niveau ;
- Mise en œuvre des activités planifiées selon différentes modalités : appui direct de la FRAO, utilisation de compétences locales
- Evaluation du coaching.
Objectifs de l'atelier
- évaluer les différentes activités de coaching des SSE et donc partager les succès et les insuffisances pour des corrections éventuelles,
- identifier et convenir de pratiques communes en matière de suivi-évaluation dans les projets appuyés par le PASSE afin de définir un référentiel des pratiques minimales.
Autres projets présents : faire l’analyse sommaire de l’existant et la définition de plans d’actions, mieux maîtriser les outils et méthodes de suivi des activités du PTBA.
Résultats attendus
- la définition d’un référentiel de pratiques minimales dans les projets sur la base des attentes du FIDA en matière de suivi-évaluation
- l’élaboration d’une base d’informations sur les SSE qui servira pour les activités de coaching
- une ébauche de supports et matériels didactiques pour les prochains ateliers similaires.
Méthodologie de travail
Approche participative, exposés débats, brainstorming en plénière seront utilisés. Les travaux individuels seront privilégiés sur la base des données réelles des projets des participants (PTBA, fiches annuelles SYGRI etc..)
Chaque projet coaché doit apporter :
- Le diagnostic et le plan d’action du coaching
- Un rapport synthétique sur le niveau de réalisation du plan d’actions
- Le PTBA 2010
- La codification analylitique (niveaux et codes analytiques)
- Toutes les fiches annuelles SYGRI remplies et envoyés
- Les rapports des enquêtes SYGRI (en fichier informatique)
C’est un atelier capital pour les équipes de suivi évaluation des projets financés par le FIDA.
RépondreSupprimerCet atelier a permis de faire un diagnostic des problèmes qui limitent la performance des systèmes de suivi évaluation :
Au niveau du FIDA :
• Il est constaté que les équipes de suivi évaluation ne bénéficient pas de séances de renforcement de capacités ni d’ateliers de partages sur le suivi évaluation ;
• Aucun atelier de partage ni de validation n’a été organisé avec les équipes des projets malgré la documentations produite par le FIDA sur le suivi évaluation ;
• Le FIDA ne dispose pas d’un référentiel en matière de suivi évaluation et sur le terrain, les équipes de suivi évaluation exécutent leur travail selon leur propre expérience et leur propre interprétation des différents guides produits ;
• Un niveau institutionnel, certain projets ne prévoient pas dans leur costab, la rémunération des agents de SE et si c’est prévu, les montants alloués restent souvent faibles ;
• Lors des missions de suivi évaluation, il est rare de voir un spécialiste en suivi évaluation pouvant apprécier le travail des équipes de suivi évaluation et se prononcer sur le travail fait ;
Au niveau pays:
• Certains Coordonnateurs et CPM sont souvent réticents sur la formation des équipes bien que beaucoup d’argent soit prévu dans les PTBA ;
• Le PASSE n’est pas suffisamment mis à contribution pour accompagner les projets dans le travail de suivi évaluation ;
• Les équipes de projets ne s’approprient pas le SE et en font un domaine réservé aux RSE ; ce qui fait que la disponibilité des données à temps pose souvent problème ;
• la planification annuelle n’est pas rigoureuse et le suivi du PTBA pose souvent problème.
L’atelier, au-delà du diagnostic des contraintes a permis :
• de partager les documents produits par le FIDA ;
• d’échanger les expériences sur ce qui se fait sur le terrain avec les équipes de suivi évaluation ; ce qui permet de capitaliser les expériences réussies ;
• de disposer d’outils de suivi du PTBA ;
• de comprendre le processus de mise en place du SSE ;
• de voir l’intérêt du coaching qui permet de disposer de SSE fonctionnel et performant.
Un certain nombre de recommandations :
• Partager les critères de notation des projets et ne pas mettre l’accent seulement sur la gestion financière ;
• Améliorer la composition des équipes des missions de supervision en ayant parmi l’équipe un spécialiste en SE… ;
• Concevoir un référentiel en matière de SE ;
• Tenir un atelier régional (AOC) da partage en SE pour les coordonnateurs de projets afin de les sensibiliser sur l’importance du SE ;
• Partager le concept et la méthode du SYGRI ;
• Systématiser le coaching des équipes de SE vu la différence entre les projets coachés et les projets non coachés.
Professionnellement
L’approche coaching est en effet pertinente pour améliorer les SSE des projets. Puisque les problèmes et les besoins des projets sont spécifiques, PASSE devrait viser des projets pour l'appui.
RépondreSupprimerMultiplier les rencontres de partages entre projet coachés et projets non coachés pour permettre la capitalisation des succès et réussites et éviter des échecs
RépondreSupprimerFormer les équipes de suivi évaluation des projets dans le cadre du PASSE
atelier intéressant qui a permis de beaucoup échanger sur les systémes de suivi évaluation des projets FIDA.Un moment de partages d'expériences qui a permis de mesurer l'intérêt du coaching et l'application informatique dans les systémes de suivi évaluattion. Il serait important de noter que les responsables de composantes ou spécialistes des équipes de projet, doivent être des parties prenantes dans le cadre des programmes de renforcement de capacités des RSE.
RépondreSupprimerIl serait toujours intéressant dans le cadre du PASSE de voir comment souent intégrer des personnes ressources qui sont membres des agences d'exécution qui travaillent avec les projets FIDA.
Professionnellement Votre!
L'exemple du PIDRN/Mali qui a réussi à mettre en place un SSE fonctionnel conforte l'idée que le coaching est vraiment nécessaire pour les équipes des projets FIDA
RépondreSupprimerIl est impératif que le Programme PASSE tienne compte des besoins des projets dans le développement de son PTBA. Il y a un besoin d'échanger avec CPM et équipes des SSE des projets pour s'assurer que les besoins réels des projets sont reflétés dans le PTBA de PASSE
RépondreSupprimerL’atelier de partage sur le SE et les résultats du coaching dans le cadre du PASSE se tient actuellement à l’hôtel Azalai Nord Sud de Bamako. L a présentation des différents plans d’action a permis aux participants de saisir l’importance du coaching et de passer en revue les contraintes du SE parmi lesquelles :
RépondreSupprimer- L’Absence d’une méthode harmonisée de suivi technique du PTBA des projets
- L’Insuffisance dans l’appropriation des documents produits par le FIDA
- L’Absence d’un référentiel avec des critères partagés pour tous les SSE
- Les Equipes de supervision non diversifiées
Il en est ressorti les recommandations suivantes :
- Harmoniser la méthodologie de suivi du PTBA dans tous les projets financés par le FIDA
- Diffuser largement les documents du FIDA et organiser des Ateliers d’information et de partage de ces documents
- Disposer d’un référentiel partagé et validé
- Diversifier les équipes de supervision pour apporter un appui efficace à l’équipe du projet au moment des missions de supervision et Partager suffisamment les TDR des missions de supervision avec les équipes des projets.
Pour ce qui est de la méthodologie harmonisée de suivi du PTBA, un début de solution est trouvé dans le cadre de cet atelier par la présentation d’un important outil de suivi du PTBA. Cette méthode permet d’avoir en même temps les taux d’exécution physique et financière et à terme de calculer les indices de performance (Indice de performance Coût et indice de performance Délais) d’un projet. Cependant, la performance de cet outil est en grande partie liée à :
- une planification rigoureuse de l’ensemble des activités du PTBA,
- disponibilité des données financière régulièrement mises à jour.
A ce niveau nous recommandons d’organiser un atelier de formation sur la méthodologie de suivi du PTBA pour l’équipe des projets (Directeur, RAF, Comptable, Chefs de composantes, ….) pour une meilleure prise en charge des rôles et responsabilités et pour une synergie dans l’action. Les agents de la cellule administrative doivent faciliter l’accès aux données financières par l’attribution de codes d’accès et la formation des agents du SE à la maîtrise du logiciel comptable